Je kunt grote hoeveelheden behaalde leerresultaten, kortweg resultaten, vanuit een andere administratie importeren. Denk hierbij aan de historische resultaten die vastgelegd zijn in je vorige leermanagementsysteem of een administratie die in Excel is bijgehouden. In dit artikel leggen we je uit wat daarvoor nodig is en hoe je deze resultaten kunt importeren in LearnLinq.

Het importeren van resultaten bestaat uit twee stappen: Importeren en Activeren. Bij het Importeren lees je een CSV bestand in, wordt er gecontroleerd of alle gebruikers in LearnLinq gevonden kunnen worden en kan je resultaten die niet relevant zijn verwijderen/opschonen. Bij het activeren gaat het om het indelen van de resultaten, eventueel in combinatie met opschonen en samenvoegen. Na het activeren worden de resultaten zichtbaar in het portfolio van de gebruiker. Je kunt de geïmporteerde leerresultaten vervolgens ook gebruiken in je leerpaden. Zo kan je er voor zorgen dat bijvoorbeeld je oude BHV administratie naadloos over gaat naar LearnLinq als je alle historische resultaten importeert.

Naast het CSV bestand met daarin de met resultaten kunnen ook documenten (diploma's, certificaten, bewijzen) als bijlage bij het resultaat geïmporteerd worden.

Let op: alleen leerresultaten waarvoor de gebruiker is geslaagd kunnen worden geïmporteerd.

Opbouwen van een CSV bestand

De eerste stap is het verzamelen van de resultaten in een CSV bestand. Meer informatie over een CSV bestand kun je vinden in op Wikipedia  CSV en Delimiter Separated Values.  De eerste regel van het CSV bestand moet de kolomnamen bevatten:

Verplicht

  • UserId 
  • Timestamp 
  • LearningActivityTitle 

Optioneel

  • Tags
  • ResultId

UserId: De identificatie van een gebruiker 

Bij het inlezen van regel uit het CSV bestand gaat LearnLinq ook op zoek naar de bijbehorende gebruiker. Als de gebruiker niet gevonden kan worden wordt de resultaat regel ook niet geïmporteerd. Het opzoeken van een gebruiker kan met diverse gebruikersvelden: ImportID, Gebruikersnaam, E-mail en één van de vrije velden. Lees in dit artikel meer over het aanmaken van een vrij veld. Tijdens het importeren wordt er door LearnLinq gevraagd op welk gebruikersveld er gezocht moet worden.

Timestamp: het moment dat de gebruiker het resultaat heeft gehaald

Het veld Timestamp bevat de datum waarop de gebruiker het resultaat heeft gehaald. Meestal is dit de "slaag datum" of de diploma datum. Bij het importeren kun je het datumformaat instellen dat je gebruikt hebt in het CSV bestand.

LearningActivityTitle: de titel van het resultaat 

In dit veld geef je de naam van het resultaat mee, bijvoorbeeld de naam van een opleiding, vaardigheid, cursus, E-learning of training.

Tags: vrij veld waarin je de titel van het resultaat verder kunt verbijzonderen

In de situatie dat een titel van het resultaat meerdere keren voorkomt, maar niet altijd dezelfde opleiding, cursus of training bevat, kun je in het veld Tags het onderscheid duidelijk maken met één of meerdere kenmerken. Dit helpt bij de stap "Activeren" om de juiste keuzes te maken om de resultaten in te delen en samen te voegen. Scheid ieder kenmerk met een | (sluis of pipe) teken. Het veld Tags mag niet meer dan 255 karakters bevatten.

Voorbeeld: bij de resultaten uit je vorige leermanagementsysteem zijn de klassikale training injecteren en de e-learning injecteren vastgelegd. Om deze twee resultaten te kunnen scheiden na het importeren in LearnLinq, kun je het veld Tags vullen met klassikale training daar waar het resultaat gaat over klassikale trainingen en vullen met e-learning daar waar het resultaat gaat over e-learning. 

ResultId: verwijzing voor de documenten

Als een resultaat een document heeft (bijvoorbeeld een scan van het diploma, een bewijs van deelname, etc) dan is het mogelijk dit document als bijlage te importeren in LearnLinq. De naamgeving van een document moet aan specifieke voorwaarden voldoen: <ResultID>_#_<orginele bestandsnaam>. De bestandsnaam bestaat uit een ResultId gevolgd door de drie karakters _#_ en vervolgens de originele bestandsnaam. Het <ResultID> in de bestandsnaam moet overeenkomen met het  ResultID in het CSV bestand. Vervolgens moeten alle documenten die horen bij de resultaten in het CSV bestand verzameld worden in een ZIP bestand.

Voorbeeld: bij de cursus injecteren heeft een gebruiker een bewijs ingeleverd in de vorm van een PDF met de naam Diploma_Injecteren.pdf. Het resultaat krijgt in de CSV het ResultID 355489 mee. In de ZIP file wordt daarna een bestand opgenomen met de naam 355489_#_Diploma_Injecteren.pdf. LearnLinq geeft de mogelijkheid om na het importeren van het CSV bestand een ZIP bestand te importeren. Bij het importeren koppelt LearnLinq het pdf document als bijlage aan het geïmporteerde resultaat.

Nog belangrijk om te weten:

  • Het ZIP bestand mag niet groter zijn dan 2GB.
  • De bestanden moeten van het type pdf, doc, docx, xls, xlsx, jpg of jpeg zijn.
  • Er kunnen meerdere bijlagen ingelezen worden per resultaat per gebruiker, maar de naam van de bijlage moet uniek zijn. 
  • De documenten worden in LearnLinq opgeslagen. Je kunt de beschikbare opslag ruimte inzien vanuit het hoofdmenu bij Instellingen. 

Voorbeeld bestanden

Let op: deze voorbeeld bestanden maken gebruik van een gebruikersnaam gebaseerd op de gebruikers die aangemaakt zijn door middel van het voorbeeld bestand wat je in dit artikel kunt vinden.

Gebruik de volgende instellingen voor het voorbeeld CSV bestand:

  • Gebruikersidentificatie [UserName]
  • Scheidingsteken [ ; ] 
  • Tekstindicator [ " ]
  • Codering [ utf-8 ]
  • Datumnotatie [ d-M-yyyy ]

Stap 1: Importeren (CSV bestand en eventueel bijlagen)

  1. Log in in LearnLinq met een gebruiker die de rol instellingen beheerder heeft.
  2. Open de Instellingen.
  3. Open Resultaten importeren onder de sectie Resultaatgegevens. 
  4. Kies voor de optie 1. Importeren en volg de stappen in de wizard.

Na het importeren van het CSV bestand en bijlagen, worden de resultaten gegroepeerd per opleidingstitel en tags. Ook wordt het het aantal deelnemers met dat resultaat weergegeven:

Op dit moment hebben deze geïmporteerde resultaten nog géén status in LearnLinq en zijn deze geïmporteerde resultaten buiten dit scherm nog nergens zichtbaar. Je kunt nu nog meer CSV bestanden met eventueel bijlagen importeren of direct één of meer resultaten activeren. 

Stap 2: Activeren

  1. Selecteer die resultaatregels die geactiveerd moeten worden. Let Op: dit kunnen meerdere regels tegelijkertijd zijn. Bijvoorbeeld als er historisch gezien een opleiding van naam is gewijzigd kan het nuttig zijn om de oude en nieuwe namen samen te voegen tot één enkel Extern Resultaat om je administratie op te schonen. Gebruik het zoekveld om te zoeken op resultaat en tags.
  2. Kies voor de optie 2. Activeren

Heb je al een Extern Resultaat waar de historische resultaten naar geactiveerd moeten worden, kies dan voor Selecteer een bestaande Extern Resultaat uit de bibliotheek. Selecteer het resultaat en kies Selecteer.
Heb je nog géén Extern Resultaat waar de historische resultaten naar geactiveerd moeten worden, kies dan voor Maak een nieuw extern resultaat. Pas indien nodig de titel en de bibliotheektitel aan.

  • Kies voor Volgende. Een overzicht van de gewenste wijziging wordt getoond. 
  • Indien juist, kies voor Activeren.

LearnLinq gaat nu aan de slag om de geïmporteerde resultaten te activeren naar het gekozen externe resultaat. Omdat dit om veel resultaten kan gaan, kan het enige tijd duren voordat LearnLinq deze werkzaamheden heeft afgerond.

Let op: bij het activeren van een extern resultaat wordt de gebruiker geen deelnemer van het leerpad waaraan dit externe resultaat eventueel aan gekoppeld is als vervangende leeractiviteit.

Na het activeren krijg je de volgende melding:

Je krijgt ook een melding als de activatie is afgerond:

Je kunt de activeringen die in behandeling en afgerond zijn bekijken door op de (ronddraaiende) pijlen te klikken. 

Heeft u het antwoord gevonden?